文書管理システムで行政文書を情報システム化
ー電子決裁や公示処理も可能ー



 山形大学では、学内情報の充実、ペーパーレス化の推進、事務処理の簡素化・効率化を図るため、文書管理システムを購入、2ヶ月間の試用期間を経て、10月1日から全学で本稼働させました。
 山形大学事務情報化推進基本計画に基づいて構築されたこのシステムは、電子媒体はもちろんのこと、紙媒体の行政文書などもPDFファイルなどに変換、電子化してシステムに取り込み、担当者レベルで文書の受付から採番・起案・電子決裁・学内発送・(情報公開を想定した)ファイル簿の整備などが行えるほか、大学ホームページとリンクさせて学内教職員宛に各種情報を案内する公示処理などの機能も備えています。
 国立大学では運用例のないこのシステムの導入にあたっては、学長始め行政文書を取り扱う教職員に説明会を実施、持ち上がった問題点を随時調整しながら、その普及に務めていきました。
 本稼働から3ヶ月経過し教職員らもシステムに慣れ、今まで手書きで整理してきた文書管理簿の廃止など事務の効率化の効果も徐々に見え始め、本学では、今後、システムのカスタマイズなどの検討をしながら、大学運営の高度化を推進したいと考えています。


学長も電子決裁


文書管理システム

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