○国立大学法人山形大学職員の人事記録に関する規程
平成16年4月1日
(趣旨)
第1条 この規程は，国立大学法人山形大学に所属する職員(以下「職員」という。)の人事記録について必要な事項を定めるものとする。
(作成者)
第2条 人事記録は，学長が作成するものとする。
(記載事項等)
第3条 人事記録には，次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 氏名及び生年月日
(2) 学歴に関する事項
ア 義務教育後の学歴を有する者 当該学歴
イ アに掲げる者以外の者 最終学歴
(3) 試験及び資格に関する事項
ア 採用に関する競争試験の名称及び合格年月日
イ 免許，検定その他の資格で学長が必要と認めるものの名称及び取得年月日
(4) 勤務の記録に関する事項
ア 職員の採用，昇任，降任，配置換，退職，定年退職，国際機関等への派遣，休職，育児休業，介護休業，復職等の内容
イ 懲戒処分の文書に記載すべき懲戒処分の内容
ウ 基本給の決定に関する事項及び基本給以外の給与の決定に関する事項で学長が必要と認めたもの
エ 退職手当の支給に関する事項
(5) その他次に掲げる事項
ア 本籍
イ 性別
ウ 学長が必要と認める研修の名称及び期間
エ 職務に関して受けた表彰に関する事項
オ 労働災害に関する傷病名及び災害発生年月日並びに治癒又は死亡に関する事項
カ その他学長が必要と認める事項
(様式)
第4条 人事記録の様式は，別記様式(甲)及び(乙)のとおりとする。
(作成方法)
第5条 人事記録は，職員ごとに作成する。
2 人事記録に記載された事項の修正は，訂正，挿入等の方法により，法令，本学の諸規則又は修正すべき事実を証明する文書に基づいて行わなければならない。
(保管)
第6条 人事記録は，学長が保管する。
2 学長は，職員が提出した履歴書及び次に掲げる書類を人事記録の附属書類として保管しなければならない。
(1) 職員が提出した履歴書
(2) 学校の卒業，就業又は在学の証明書で学長が必要と認めるもの
(3) 免許，検定その他の資格を取得したことを証する証明書で学長が必要と認めるもの
(4) 国立大学法人山形大学職員安全衛生管理規程の規定に基づく健康診断の結果の記録並びに学長が必要と認めるその他の健康診断の記録
(5) 勤務評定の記録で学長が必要と認めるもの
(6) 表彰に関する記録で学長が必要と認めるもの
(7) 職員が提出した辞職の申出の書面
(8) 職員の意に反する処分に関して交付された説明書の写し
(9) 職員が署名した誓約書
(10) 前各号に掲げるもののほか，学長が必要と認める書類
(保管期間)
第7条 人事記録及び附属書類(以下「人事記録等」という。)は，永久に保管しなければならない。
附則
この規則は，平成16年4月1日から施行する。
附則
この規程は，平成20年4月1日から施行する。
