1　紙文書の保存場所・方法

(1)　事務室における保存

①　年度ごとにまとめられた法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のもの)について，事務室においては，現年度の法人文書ファイル等と前年度の法人文書ファイル等とを区分して保存する。この場合，現年度の法人文書ファイル等の保存場所を職員にとってより使いやすい場所とするよう配意する。

②　年度末においては，新年度の法人文書ファイル等の保存スペースを確保するため，法人文書ファイル等の移動を行う。ただし，継続的に利用する法人文書ファイル等にあっては，現年度の保存場所で保存することができる。

③　個人的な執務の参考資料の収納場所は，職員各自の机の周辺のみとする。

(2)　書庫における保存

①　前々年度以前の法人文書ファイル等については，法人文書を適切に保存できる各部局の書庫等で保存する。ただし，継続的に利用する法人文書ファイル等にあっては，事務室で保存することができる。

②　継続的に利用する法人文書ファイル等として継続して事務室で保存されている法人文書ファイル等については，年度末に，文書管理者が利用状況等を勘案し，書庫等への移動を再検討する。

③　個人的な執務の参考資料は書庫等に置いてはならない。

(3)　機密性の高い法人文書ファイル等

上記(1)，(2)にかかわらず，機密性の高い法人文書ファイル等については，施錠のできる書庫等に保存し，不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。

(4)　ファイリング用具及び所在管理

①　ファイリング用具(バインダー，保存箱等)の見出しや背表紙の表示については，容易に内容が推測できるよう設定するものとする。

②　事務室及び書庫等における書棚は，法人文書ファイル等の所在を明らかにするため，所在管理を行う。

2　電子文書の保存場所・方法

(1)　電子文書(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書をいう。以下同じ。)は，文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から，紙文書と同様に，年度ごとにまとめて法人文書ファイル等とし，適切なアクセス制限を行う。

(2)　保存期間満了時の措置を移管としたもの，長期に保存するものについては，技術的に変換が困難な場合を除いて，「標準的フォーマット」(別表1)で保存するとともに，見読性を維持する。

(3)　山形大学情報セキュリティポリシーの規定に従い，必要に応じ，パスワードの設定，暗号化，電子署名の付与等を行うとともに，バックアップを保存する。

(4)　電子メールのうち，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書に該当するものについては，原則として作成者又は第一取得者が速やかに関連文書とともに法人文書ファイルにまとめるなどして保存するものとする。

3　引継手続

(1)　文書管理者の異動の場合の法人文書ファイル等の引継手続については，文書管理システム上の設定を後任者に変更するとともに，法人文書ファイル等の保管場所について後任者に引き継ぐものとする。その際，後任の文書管理者は，前任の文書管理者の立会いの下，管理している法人文書ファイル等の保存場所等を法人文書ファイル管理簿と照合した上で確認する。

(2)　組織の新設・改正・廃止の場合の法人文書ファイル等の引継手続きについては，文書管理システム上の設定を新しい部署に設定又は引き継ぐ部署に変更するとともに，法人文書ファイル等の保管場所について新しい部署を設定又は引き継ぐ部署に引き継ぐものとする。その際，引継元の文書管理者は，引継先の文書管理者の立会いの下，引継ぎを行う法人文書ファイル等と法人文書ファイル管理簿の突合を実施した上で，引継先の文書管理者に法人文書ファイル等を引き渡す。

4　その他適切な保存を確保するための措置

(1)　文書管理者は，情報保全の観点から，秘密文書又はこれに相当する機密性の高い情報が記録されている法人文書を含む法人文書ファイル等について，この要領1の(3)，国立大学法人山形大学の情報の格付け及び取扱制限に関する要項及び山形大学情報セキュリティポリシー等にのっとって適切に保存をし，文書の盗難・紛失・漏えいの防止に万全を期す。

(2)　ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について，法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう，少なくとも毎年度1回，文書管理者が確認する。

附則

附則(令和6年4月12日)