○国立大学法人山形大学個人情報管理細則
平成17年4月13日
目次
第1章 総則(第1条―第2条の2)
第2章 管理体制(第3条―第7条の2)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 職員の責務(第9条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第10条―第15条の2)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第16条―第30条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第31条・第32条)
第8章 個人データの提供及び業務の委託等(第33条・第34条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第35条―第36条の2)
第10章 監査及び点検の実施(第37条―第39条)
第11章 文部科学省との連携(第40条)
第12章 雑則(第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この細則は，国立大学法人山形大学個人情報保護規程(以下「規程」という。)に基づき，国立大学法人山形大学(以下「本法人」という。)が取り扱う個人情報の適切な管理のための措置について，必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この細則における用語の意義は，規程第2条の定めるところによる。
(特定個人情報の特例)
第2条の2 本法人が保有する特定個人情報の適切な管理のための措置については，国立大学法人山形大学特定個人情報取扱規程第5章の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 本法人に，総括保護管理者を置き，総務担当理事をもって充てる。
2 総括保護管理者は，本法人における個人データの管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第4条 個人データを取り扱う部局に，保護管理者を置き，部局長をもって充てる。
2 保護管理者は，当該部局における個人データの適切な管理を確保する。
3 個人データを情報システムで取り扱う場合，保護管理者は，当該情報システムの管理者と連携する。
(保護担当者)
第5条 個人データを取り扱う部局に，当該部局の保護管理者が指定する保護担当者を一人又は複数人置く。
2 保護担当者は，保護管理者を補佐し，各部局における個人データの管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 本法人に，監査責任者を置き，監査室の長をもって充てる。
2 監査責任者は，個人データの管理の状況について監査する。
(情報公開・個人情報保護委員会)
第7条 総括保護管理者は，個人データの管理に係る重要事項の決定，連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは，国立大学法人山形大学情報公開・個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)から意見を聴くものとする。
(総括保護管理者等の責務)
第7条の2 保護管理者は，当該部局において取り扱う個人データの範囲，個人データを取り扱う職員及びその役割を明確にするものとする。
2 総括保護管理者は，個人データを複数の部局で取り扱う場合，各部局の役割及び責任を明確にするものとする。
3 総括保護管理者は，個人情報データベース等の種類及び名称，個人データの項目，責任者及び取扱部局，利用目的，アクセス権を有する者等を個人データの取扱状況を確認し，各部局における個人データの取扱状況を把握するものとする。
第3章 教育研修
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は，個人データの取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し，個人データの取扱いについて理解を深め，個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は，個人データを取り扱う情報システムの管理に従事する職員に対し，個人データの適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は，保護管理者及び保護担当者に対し，各部局における個人情報の適切な管理のための教育研修を実施するものとする。
4 保護管理者は，当該部局の職員に対し，個人データの適切な管理のために，総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講じるものとする。
第4章 職員の責務
(職員の責務)
第9条 職員は，法の趣旨にのっとり，関連する法令及びこの細則の定め並びに総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 個人データの取扱い
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該個人データにアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を，当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は，個人データにアクセスしてはならない。
3 職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 職員が業務上の目的で個人データを取り扱う場合であっても，保護管理者は，次に掲げる行為については，当該個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を限定し，職員は，保護管理者の指示に従わなければならない。
(1) 個人データの複製
(2) 個人データの送信
(3) 個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 職員は，個人データの内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示に従い，訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第13条 職員は，保護管理者の指示に従い，個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管，施錠等を行うものとする。
(廃棄等)
第14条 職員は，個人データ又は個人データが記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には，保護管理者の指示に従い，当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
(個人データの取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該個人データの利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第16条 保護管理者は，個人データ(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第28条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて，パスワード等(パスワード，ICカード，生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じるものとする。
2 保護管理者は，前項の措置を講じる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じるものとする。
(アクセス記録)
第17条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該個人データへのアクセス状況を記録し，その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し，及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じるものとする。
2 保護管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じるものとする。
(アクセス状況の監視)
第18条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該個人データへの不適切なアクセス監視のため，個人データを含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定，当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じるものとする。
(管理者権限の設定)
第19条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第20条 保護管理者は，個人データを取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウオールの設定による経路制御等の必要な措置を講じるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第21条 保護管理者は，不正プログラムによる個人データの漏えい，滅失又は毀損の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じるものとする。
(情報システムにおける個人データの処理)
第22条 職員は，個人データについて，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は，当該個人データの秘匿性等その内容に応じて，随時，消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第23条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，暗号化のために必要な措置を講じるものとする。
2 職員は，前項の措置を踏まえ，その処理する個人データについて，適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第24条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，当該個人データの漏えい，滅失又は毀損の防止のため，スマートフォン，USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じるものとする。
(端末の限定)
第25条 保護管理者は，個人データの秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じるものとする。
(端末の盗難防止等)
第26条 保護管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講じるものとする。
2 職員は，保護管理者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第27条 職員は，端末の使用に当たっては，個人データが第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第28条 職員は，情報システムで取り扱う個人データの重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合，処理前後の当該個人データの内容の確認，既存の個人データとの照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第29条 保護管理者は，個人データの重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講じるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第30条 保護管理者は，個人データに係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講じるものとする。
第7章 管理区域の安全管理
(入退管理)
第31条 保護管理者は，個人データを取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(第11条の2及びこの章において「管理区域」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じるものとする。個人データを記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても同様とする。
2 保護管理者は，必要があると認めるときは，管理区域の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講じるものとする。
3 保護管理者は，管理区域及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じるものとする。
(管理区域の管理)
第32条 保護管理者は，外部からの不正な侵入に備え，管理区域に施錠装置，警報装置，監視設備の設置等の措置を講じるものとする。
2 保護管理者は，災害等に備え，管理区域等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講じるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講じるものとする。
第8章 個人データの提供及び業務の委託等
(個人データの提供)
第33条 保護管理者は，規程第13条第2項第4号から第7号の規定に基づき国の機関又は地方公共団体以外の第三者に個人データを提供する場合には，原則として，提供先における利用目的，利用する業務の根拠法令，利用する記録範囲及び記録項目，利用形態，安全確保の措置等について書面を取り交わさなければならない。
2 前項の場合において，保護管理者は，必要があると認めるときは，提供前又は随時に実地の調査等を行い，措置状況を確認してその結果を記録するとともに，改善要求等の措置を講じるものとする。
3 保護管理者は，規程第13条第2項第4号の規定に基づき国の機関又は地方公共団体に個人データを提供する場合において，必要があると認めるときは，前2項に規定する措置を講じるものとする。
(業務の委託等)
第34条 個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，個人情報の適切な管理を行う能力を有する者を選定しなければならない。
2 前項の委託に当たっては，委託契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下，本号及び第4項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
3 個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容やその量等に応じて，委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について，少なくとも年1回以上，原則として実地検査により確認するものとする。
5 個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
6 個人データを提供又は業務委託する場合には，漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から，提供先の利用目的，委託する業務の内容，保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し，必要に応じ，氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講じるものとする。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第35条 個人データの漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に，その事案等を認識した職員は，直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は，事案等の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者に報告するものとする。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は，前項の報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を学長に速やかに報告するものとする。
5 学長は，事案等の内容等に応じて，事案の内容，経緯，被害状況等について，規程第12条第1項の規定に基づき個人情報保護委員会に報告するとともに，文部科学省に対し速やかに情報提供を行うものとする。
6 保護管理者は，事案等の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第36条 学長は，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講じるものとする。
(その他違反事案への対応)
第36条の2 第35条第1項に定める場合のほか，法令若しくは本学が定める規則に定める個人データの取扱いに係る規定に違反している事実若しくは兆候を把握した場合は，当該個人データを管理する保護管理者に速やかに報告しなければならない。
2 保護管理者は，前項の報告があった場合は，当該事実等の状況を把握するとともに，職員に対し速やかに必要な措置を講ずるよう指示するものとする。
第10章 監査及び点検の実施
(点検)
第38条 保護管理者は，各部局における個人データの記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第39条 総括保護管理者，保護管理者等は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から個人データの適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講じるものとする。
第11章 文部科学省との連携
(文部科学省との連携)
第40条 本法人は，「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ，文部科学省と緊密に連携して，個人データの適切な管理を行うものとする。
第12章 雑則
(その他)
第41条 この細則に定めるもののほか，個人情報の管理に関し必要な事項は，総括保護管理者が別に定める。
附則
この要項は，平成17年4月13日から施行し，平成17年4月1日から適用する。
附則
この要項は，平成18年4月1日から施行する。
附則
この細則は，平成20年4月1日から施行する。
附則(平成27年2月4日)
この細則は，平成27年2月4日から施行する。
附則(平成27年12月16日)
この細則は，平成27年12月16日から施行する。
附則(平成30年11月1日)
この細則は，平成30年11月1日から施行する。
附則(令和4年3月16日)
この細則は，令和4年4月1日から施行する。