2　この規程において「文書管理システム」とは，文書管理規程第2条第4号に規定するシステムをいう。

2　文書の処理に当たっては，その処理の迅速かつ正確を期するとともに，処理後の保管，保存を適確に行わなければならない。

2　総務部総務課長は，本学における文書事務の取扱状況に関して，随時調査し，文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

2　取扱者は，課等において，この規程に定める文書の取扱いに関する事務の処理に当たる。

2　文書記号は，次のとおりとする。

3　文書番号は，毎年4月1日に更新する。

2　職員が文書を直接受け取ったときは，速やかに文書担当課に回付しなければならない。ただし，職員又は学生から提出される諸願届等で定型的なもの及び名あて人が明確な文書については，この限りでない。

2　電子メールによる接受文書は，前項の規定に準じて処理するものとする。

2　起案文書は，電子決裁を行う場合又は法令等に特別の定めのある場合を除き，原則として別記様式2の原議書を用いるものとする。

2　起案文書は，左横書きとする。ただし，特に縦書きの必要があるものについては，この限りでない。

3　起案文書には，必要に応じ，関係資料を添付しなければならない。

4　起案の内容により，特に説明を必要とする文書には，起案の趣旨，案件の経過及び意見等決裁の参考となる事項を記入しなければならない。

2　別に定めるところにより，代理決裁を行う場合には，決裁すべき者の決裁欄又は相当箇所に，「代」と表示しなければならない。ただし，電子決裁において代理決裁を行う場合は，代理決裁を行う旨を文書管理システムに明示するものとする。

2　前項の文書の区分を例示すると，次のとおりである。

2　前項の合議は，起案部長(同一部内の合議の場合にあっては起案課長等)の承認を受けたのち行うものとする。

2　合議を受けた課等は，合議文書について訂正を要すると認める場合は，起案の課等と協議しなければならない。

3　第1項の規定により合議を経た文書は，速やかに起案の課等に返付しなければならない。

2　前項の文書の回議を受けた者は，他の文書に優先してこれを処理しなければならない。

2　決裁に関する規程は，別に定める。

2　発送文書は，郵送するものについては，文書担当課において，別記様式3の郵便物発送簿(料金後納郵便の取扱いをする場合は，別記様式4の料金後納郵便物発送簿)に所要事項を記入の上，発送するものとする。

2　秘密文書の指定及び作成は，必要最低限にとどめるよう努めるものとする。

2　前項の規定による秘密文書の区分の指定は，当該秘密文書の主管の課長等(以下「指定者」という。)が行うものとする。

3　指定者は，前項の指定を行うときは，あらかじめ秘密文書として取り扱う期間(以下「秘密取扱期間」という。)を定めなければならない。

4　指定者は，当該秘密文書に秘密区分，秘密取扱期間及び主管の課等の名称を表示するものとする。

5　指定者は，秘密取扱期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めるときは，その指定を解除し，その旨を当該秘密文書の関係者に連絡するものとする。

2　職員は，指定者の承認を得たときは，秘に指定された秘密文書を複製することができる。

この規則は，昭和44年4月1日から施行する。

この改正規則は，昭和46年4月24日から施行し，昭和46年4月1日から適用する。

この規則は，昭和48年9月1日から施行する。

この規則は，昭和48年9月29日から施行する。

この規則は，昭和50年7月7日から施行し，昭和50年4月1日から適用する。

この規則は，昭和51年5月10日から施行する。

この規則は，昭和53年5月29日から施行し，昭和53年4月1日から適用する。

この規則は，昭和54年5月29日から施行する。

この規則は，昭和56年4月1日から施行する。

この規則は，昭和57年5月27日から施行する。

この規則は，昭和58年4月7日から施行し，昭和58年4月1日から適用する。

この規則は，昭和58年4月20日から施行し，昭和58年4月1日から適用する。

この規則は，昭和59年4月1日から施行する。

この規則は，昭和60年10月11日から施行し，昭和60年10月1日から適用する。

この規則は，平成元年2月15日から施行し，平成元年1月8日から適用する。

この規則は，平成4年6月10日から施行し，平成4年4月10日から適用する。

この規則は，平成5年9月30日から施行する。

この規則は，平成8年4月1日から施行する。

この規則は，平成8年5月30日から施行し，平成8年5月11日から適用する。

この規則は，平成9年5月19日から施行し，平成9年4月1日から適用する。

この規則は，平成11年11月1日から施行する。

この規則は，平成11年12月1日から施行する。

この規則は，平成12年5月25日から施行し，平成12年4月1日から適用する。

この規則は，平成13年1月6日から施行する。

この規則は，平成13年4月1日から施行する。

この規則は，平成14年4月1日から施行する。

この規則は，平成15年4月1日から施行する。

この規則は，平成16年4月1日から施行する。

この規則は，平成17年4月1日から施行する。

この規程は，平成20年4月1日から施行する。

この規程は，平成21年1月21日から施行する。

この規程は，平成21年4月1日から施行する。

この規程は，平成21年7月1日から施行する。

この規程は，平成21年10月1日から施行する。

この規程は，平成21年11月11日から施行する。

この規程は，平成22年4月1日から施行する。

この規程は，平成23年4月1日から施行する。

この規程は，平成23年4月27日から施行し，平成23年4月1日から適用する。

この規程は，平成24年4月1日から施行する。

この規程は，平成25年4月1日から施行する。

この規程は，平成25年8月1日から施行する。

この規程は，平成26年4月1日から施行する。

この規程は，平成27年4月1日から施行する。

この規程は，平成27年8月19日から施行する。

この規程は，平成28年4月1日から施行する。

この規程は，平成28年4月1日から施行する。

この規程は，平成29年4月1日から施行する。

この規程は，平成29年6月14日から施行する。

この規程は，平成29年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は，平成30年9月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の第7条第2項にかかわらず，小白川キャンパス事務部総務課及び教務課においては，人文社会科学部及び大学院社会文化システム研究科に関する文書，地域教育文化学部，大学院地域教育文化研究科及び大学院教育実践研究科に関する文書並びに理学部及び大学院理工学研究科(理学系)に関する文書に係る文書記号については，平成31年3月31日までの間，それぞれ，「形大人」，「形大教」並びに「形大理」と付すことができるものとする。

この規程は，平成31年4月1日から施行する。

この規程は，平成31年4月1日から施行する。

この規程は，令和2年4月1日から施行する。

この規程は，令和3年4月1日から施行する。

この規程は，令和3年3月15日から施行する。

この規程は，令和3年4月1日から施行する。

この規程は，令和3年4月1日から施行する。

この規程は，令和4年4月1日から施行する。

この規程は，令和4年5月11日から施行し，令和4年4月1日から適用する。

この規程は，令和4年10月1日から施行する。

この規程は，令和5年4月1日から施行する。