2　各部局は，前項の規定により特定された利用の目的(以下「利用目的」という。)の達成に必要な範囲を超えて，個人情報を保有してはならない。

3　各部局は，利用目的を変更する場合には，変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

2　前項の規定は，本学から個人情報(独立行政法人等非識別加工情報及び削除情報に該当するものを除く。)の取扱いの委託を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。

2　前項の規定にかかわらず，各部局は，次の各号のいずれかに該当すると認めるときは，利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し，又は提供することができる。ただし，保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し，又は提供することによって，本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは，この限りでない。

3　学長は，個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは，保有個人情報の利用目的以外の目的のための本学内部における利用を特定の職員に限るものとする。

2　前項の規定は，次に掲げる個人情報ファイルについては，適用しない。

3　第1項の規定にかかわらず，記録項目の一部若しくは同項第5号から第10号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し，又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより，利用目的に係る事務又は事業の性質上，当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるとき，その記録項目の一部若しくは事項を記載せず，又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。

2　窓口担当者は，自己を本人とする保有個人情報の開示，訂正又は利用停止を請求する者に対し，本人であること又は本人の法定代理人であること若しくは本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。国立大学法人山形大学特定個人情報取扱規程に基づく特定個人情報に係る開示，訂正又は利用停止の請求である場合に限る。)であることを別表に定める書類の提示又は提出を受けることにより確認しなければならない。この場合において，提示によって確認する場合は，原則として，当該書類の写しを徴するものとする。

2　大学は，法令に基づく場合を除き，利用目的以外の目的のために独立行政法人等非識別加工情報及び削除情報を自ら利用し，又は提供してはならない。

3　前項の「削除情報」とは，独立行政法人等非識別加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号(以下，この規程において同じ。)をいう。

4　この規程に定めるもののほか，独立行政法人等非識別加工情報の作成及び提供等に関し必要な事項は別に定める。

2　開示請求書を受理したときは，開示請求者に開示請求書の副本1部及び開示請求手数料受領書を交付するものとする。

3　開示請求書を受理したときは，開示請求書の写しを開示請求のあった個人情報を保有する部局及び総務部の総務関係業務を所掌する課に送付するものとする。

2　学長は，申請書を受理したときは，速やかに開示請求手数料の免除等の決定をするものとする。

3　学長は，免除等の決定をしたときは，別記様式18―2又は別記様式18―3により，免除請求者に通知しなければならない。

4　前項の場合において，別記様式18―3により免除をしない旨の決定を通知したときは，速やかに免除請求者から開示請求手数料を徴収するものとする。

2　学長は，法第19条第2項の規定により開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，別記様式2により開示請求者に通知しなければならない。

3　学長は，法第20条の規定により開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分を除く残りの部分について，決定する期間を延長するときは，別記様式3により開示請求者に通知しなければならない。

4　学長は，法第21条第1項又は第22条第1項の規定により，事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは，別記様式4―1又は別記様式4―2により行うものとする。この場合において，学長は，別記様式4―3により開示請求者に通知しなければならない。

5　学長は，法第23条第1項又は第2項の規定により第三者から意見を聴取するときは，別記様式5により当該第三者に通知しなければならない。

6　学長は，法第23条第3項の規定により第三者の意に反して開示するときは，別記様式6により当該第三者に通知しなければならない。

7　学長は，開示等の決定をしたときは，別記様式7―1又は別記様式7―2により開示請求者に通知しなければならない。

2　開示の実施方法は，実施細則の定めるところによる。

2　訂正請求書を受理したときは，訂正請求者に訂正請求書の副本1部を交付するものとする。

3　訂正請求書を受理したときは，訂正請求書の写しを訂正請求のあった個人情報を保有する部局及び総務部の総務関係業務を所掌する課に送付するものとする。

2　学長は，法第31条第2項の規定により訂正等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，別記様式10により訂正請求者に通知しなければならない。

3　学長は，法第32条の規定により訂正等の決定に特に長期間を要すると認めるときは，前条第1項に規定する期間内に，別記様式11により訂正請求者に通知しなければならない。

4　学長は，法第33条第1項又は第34条第1項の規定により，事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは，別記様式12―1又は別記様式12―2により行うものとする。この場合において，学長は，別記様式12―3により訂正請求者に通知しなければならない。

5　学長は，訂正等の決定をしたときは，別記様式13―1又は別記様式13―2により開示請求者に通知しなければならない。

2　利用停止請求書を受理したときは，利用停止請求者に利用停止請求書の副本1部を交付するものとする。

3　訂正請求書を受理したときは，訂正請求書の写しを開示請求のあった個人情報を保有する部局及び総務部の総務関係業務を所掌する課に送付するものとする。

2　学長は，法第40条第2項の規定により利用停止等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは，別記様式15により利用停止請求者に通知しなければならない。

3　学長は，法第31条の規定により利用停止等の決定に特に長期間を要すると認めるときは，前条第1項に規定する期間内に，別記様式16により利用停止請求者に通知しなければならない。

4　学長は，利用停止等の決定をしたときは，別記様式17―1又は別記様式17―2により開示請求者に通知しなければならない。

2　学長は，法第43条の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは，別記様式19―1，別記様式19―2又は別記様式19―3により行うものとする。この場合において，学長は，別記様式19―4により審査請求をした者(以下「審査請求人」という。)に通知しなければならない。

3　学長は，審査請求に対する裁決をしたときは，別記様式20により審査請求人に通知しなければならない。

1　この規則は，平成17年4月13日から施行し，平成17年4月1日から適用する。

2　山形大学個人データ保護規則(平成4年9月9日制定)及び「個人情報の保護」に関する基本的事項(平成3年11月6日評議会確認)は，廃止する。

この規則は，平成18年7月11日から施行し，平成18年7月1日から適用する。

この規程は，平成20年4月1日から施行する。

この規程は，平成21年4月1日から施行する。

この規程は，平成21年10月1日から施行する。

この規程は，平成21年11月11日から施行する。

この規程は，平成22年4月1日から施行する。

この規程は，平成23年4月1日から施行する。

この規程は，平成23年4月27日から施行し，平成23年4月1日から適用する。

この規程は，平成24年4月1日から施行する。

この規程は，平成24年7月9日から施行する。

この規程は，平成25年4月1日から施行する。

この規程は，平成26年4月1日から施行する。

この規程は，平成27年10月5日から施行する。

この規程は，平成28年1月1日から施行する。

この規程は，平成28年4月1日から施行する。

この規程は，平成29年4月1日から施行する。

この規程は，平成29年5月30日から施行する。

この規程は，令和2年10月1日から施行する。