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サークル活動諸手続き
サークル活動を行うにあたっては、課外活動ガイドライン（PDF）、サークル結成とその基準（PDF）等を遵守してください。
届出、願出等の書類は、下記よりダウンロードすることができます。
小白川地区：学生センター、飯田・米沢地区：学生支援担当、鶴岡地区：学務担当で用紙を受け取りが可能です。
小白川地区のサークルについては、サークルの結成や継続の際に、必ずサークル活動に関する諸注意（PDF）をよく読んで、その記載内容を十分理解した上で手続き等を行ってください。
また、構成員全員へ周知するよう努めて、情報を共有するようにしてください。
1. サークル結成に関する書類
| 提出書類等 | 事項 | 提出時期 |
|---|---|---|
| サークル登録届（Excel） | 新規サークル結成の届け出 | 結成後即日 |
| 会則（Word：記入例） | サークルの規約 |
サークル登録届と同時 |
| 構成員名簿（Excel） | サークル構成員の名簿 |
サークル登録届と同時 |
| 活動計画書（Excel） | 結成後1年間の活動計画書 |
サークル登録届と同時 |
※結成後1年間は公認とせず、登録団体として扱う
2. 公認サークル結成に関する書類
| 提出書類等 | 事項 | 提出時期 |
|---|---|---|
| サークル結成願（Excel） | 公認サークルの願い出 | 登録届を届け出てから1年経過後 |
| 構成員名簿（Excel） | サークル構成員の名簿 | サークル結成願と同時 変更の都度 |
| 活動報告書（Excel） | 過去1年間の活動報告書 | サークル結成願と同時 |
3. サークル継続に関する書類
Web申請によりサークル継続届の提出をお願いします。
申請にあたっては、添付書類（以下の表を参照）を作成の上、フォームに入力してください。
・提出期限：4月30日
| 添付書類 | 事項 | 提出時期 |
|---|---|---|
| 1.顧問教員様式（Word） | 顧問教員の届出 | 毎年4月末日 |
| 2.構成員名簿（Excel） | サークル構成員の名簿 | 毎年4月末日 変更の都度 |
| 3.活動報告書（Excel） | 過去1年間の活動報告書 | 毎年4月末日 |
※3月末日時点で、サークル登録届提出後1年未満の団体は提出不要
4. 届出、願出等の変更書類
| 提出書類等 | 事項 | 提出時期 |
|---|---|---|
| サークル届出変更願（Word） | 1～3の書類の変更届出 | 書類に内容に変更が生じた都度 |
5. 課外活動届，イベント主催届，イベント参加届
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提出書類 |
内 容 |
|---|---|
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年1回提出。※サークル継続届の提出で代用可 |
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サークルメンバー以外の参加者とイベント開催の場合 |
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他団体のイベント・大会に参加する場合 |
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主催届，参加届と一緒に |
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活動後に作成しておく |
6. サークル報告、予算使用申請、部室借用に関する書類
【小白川キャンパス限定】
| 提出書類等 | 提出時期 |
|---|---|
| サークル報告書（Word） |
学生支援課学生支援担当へご相談願います。 |
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サークル会予算使用申請書（PDF） ※令和４年度分の申請は終了しました。 |
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| 活動報告兼活動計画書（Word） | |
| 部室借用申請書（Word） |
