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個人情報保護制度

「独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律」に基づき、本学が保有する自己を本人とする保有個人情報について、開示、訂正及び利用停止の請求をすることができます。

個人情報とは

生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものです。なお、他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものも含みます。

開示等を請求できる個人情報

本学の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学職員が組織的に利用するものとして、本学が保有しているもののうち、自己を本人とするものが開示請求の対象となります。
ただし、訂正及び利用停止の請求は、開示決定に基づき開示を受けた自己を本人とする保有個人情報に限ります。(法定代理人又は任意代理人(特定個人情報に限る。)による請求については、国立大学法人山形大学個人情報保護規程をご参照ください。)

※個人情報ファイル簿について、記録されている本人の数が1,000人未満のファイルなどは作成・公表しておりません。

開示請求の方法

保有個人情報開示請求書に必要な事項を記載して、必要書類(保有個人情報の本人であることが確認できる書類など)と開示請求手数料(開示請求に係る保有個人情報が記録されている法人文書1件につき300円)を添えて、総務部総務課法規担当に直接持参するか、又は現金書留により郵送してくださ い。
郵送による場合は、さらに住民票の写し等(開示請求日前30日以内に作成されたもので、複写したものは不可)が必要となります。なお、電子メールやFAXによる請求は受け付けておりませんのでご了承ください。

開示請求手数料の免除

特定個人情報を含む請求で、経済的困難その他特別の理由があり開示請求手数料の免除を受けようとする場合は免除申請書を提出してください。

開示・不開示決定の通知

本学では、開示請求を受けた保有個人情報について、「国立大学法人山形大学個人情報保護情報公開に関する開示・不開示の審査基準細則」に基づき、開示・不開示を決定します。
開示請求を受けた対象文書に不開示となる情報(例えば、開示請求者本人の健康を害するおそれのある情報、第三者の個人情報、開示することにより本学の事務の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがある情報等)が含まれている場合は、その部分を除いて開示することとなります。保有個人情報の開示・不開示の決定は、原則として、保有個人情報開示請求書を受理した日から30日以内に行い、その結果を開示請求者に文書で通知します。開示決定期限が30日を超えて延長となる場合についても、その旨開示請求者に文書で通知します。

開示の実施

開示決定後、開示決定の通知において、開示を受けるのに必要な事項や手続き方法が示されますので、これに沿って手続きを進めて開示を受けてください。写しの送付を希望する場合は、郵送料を郵便切手で納付してください(現金書留による納付もできます)。

訂正請求又は利用停止請求の方法

開示決定に基づき開示を受けた自己を本人とする保有個人情報について訂正請求又は利用停止請求をされる方は、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内に、保有個人情報訂正請求書又は保有個人情報利用停止請求書により総務部総務課法規担当に直接持参するか、郵送してください。なお、電子メールやFAXによる請求は受け付けておりませんのでご了承ください。

訂正又は利用停止の決定の通知

訂正又は利用停止の決定は、原則として、保有個人情報訂正請求書又は保有個人情報利用停止請求書を受理した日から30日以内に行い、その結果を請求者に文書で通知します。

審査請求

不開示決定・部分開示決定等に不服がある場合には、本学に対して審査請求をすることができます。
本学は、審査請求があった場合は、原則として総務省情報公開・個人情報保護審査会に諮問し、諮問に対する答申を受けて、審査請求に対する決定を行います。審査請求人は、総務省情報公開・個人情報保護審査会の調査審議で意見を述べる機会が与えられ、答申が行われれば、その写しが送付されます。
なお、審査請求とは別途に、裁判所に対して決定等の取消しを求める訴訟を提起することもできます。

開示等請求の窓口

総務部総務課法規担当
  • 〒990-8560 山形市小白川町1丁目4番12号
  • TEL.023-628-4009
  • [受付時間] 9:00~17:00(12:00~13:00を除く。)
  • [休業日] 土・日・祝日、12月29日~1月3日、その他大学が定めた一斉休業日

※個人情報の開示等についてご不明な点がございましたら、上記までお問い合わせください。

個人情報保護制度に関する総合案内窓口

総務省 情報公開・個人情報保護総合案内所